هر تاجر موظف است یک دفتر به نام «دفتر روزنامه» داشته باشد و هر روز تمام رویدادهای مالی و تجاری خود را در آن یادداشت کند. این رویدادها شامل طلبها، بدهیها، خرید و فروش کالا، معاملات مربوط به اسناد تجاری مانند چک و سفته و برات (از جمله خرید، فروش یا پشتنویسی آنها) و به طور کلی تمام ورودیها و خروجیهای مالی کسبوکار است. حتی اگر پولی از حساب تجاری برای هزینههای شخصی خود بردارد، باید آن را هم در همین دفتر ثبت کند. هدف از این کار ثبت منظم و دقیق همه تراکنشها به صورت روزانه است تا در پایان، حسابهای تجاری شفاف باشد و تاجر بتواند وضعیت مالی خود را بررسی کند. این تکلیف قانونی برای همه تاجران، صرفنظر از نوع و اندازه کسبوکار، الزامی است. اگر تاجر از این کار خودداری کند یا دفتر را ناقص نگه دارد، ممکن است در دعاوی تجاری یا مالیاتی با مشکل مواجه شود و نتواند به دفتر خود به عنوان سند معتبر استناد کند.