دفتر کل یکی از دفاتر الزامی برای تاجران است. در این دفتر، تاجر موظف است حداقل هفتهای یک بار خلاصهای از تمام معاملات خود را که در دفتر روزنامه ثبت کرده، وارد کند. کار مهمی که در اینجا انجام میشود، دستهبندی معاملات بر اساس نوع آنهاست. یعنی تاجر باید معاملات مشابه را از هم جدا کرده و هر دسته را در صفحهای جداگانه در دفتر کل ثبت نماید. این کار باعث میشود در پایان دوره مالی، تاجر به راحتی بتواند گردش مالی هر نوع معامله را بررسی کرده و حسابهای خود را منظم نگه دارد. نکته مهم در مورد دفتر کل این است که این دفتر تصویری خلاصه و منظم از فعالیتهای تجاری ارائه میدهد، در حالی که دفتر روزنامه جزئیات روزانه معاملات را ثبت میکند. در عمل، تاجر ابتدا رویدادهای مالی روزانه را در دفتر روزنامه مینویسد و سپس هفتهای یک بار آن اطلاعات را دستهبندی کرده و به دفتر کل منتقل میکند. عدم ثبت صحیح در دفتر کل میتواند از نظر قانونی برای تاجر مشکلاتی ایجاد کند، زیرا این دفاتر در دعاوی تجاری و محاسبه مالیات مورد استناد قرار میگیرند.