در جلسات مجمع عمومی شرکتهای تجاری، برگهای به نام «ورقه حاضر و غائب» تهیه میشود. در این برگه، نام و آدرس هر یک از شرکا و تعداد سهامی که دارند نوشته میشود تا مشخص باشد چه کسانی در جلسه حضور داشته یا غایب بودهاند. پس از تأیید این برگه توسط رئیس و اعضای هیئت رئیسه مجمع، برگه در مرکز اصلی شرکت نگهداری میشود. هر شخصی که درخواست کند میتواند این برگه را ببیند و شرکت موظف است آن را در اختیارش بگذارد. این کار برای شفافیت و امکان پیگیری حضور و غیاب شرکا در تصمیمگیریهای مهم شرکت انجام میشود.