پس از صدور حکم ورشکستگی، دفاتر و اسناد تجاری تاجر ورشکسته توسط دادگاه ضبط و مهر و موم میشود. سپس دفتردار دادگاه به همراه عضوی ناظر یا امینی که کار مهر و موم را انجام داده، این دفاتر را از حالت توقیف خارج میکند، انتهای دفاتر را میبندد و آنها را به مدیر تصفیه تحویل میدهد. دفتردار موظف است در صورتجلسهای خلاصهای از وضعیت دفاتر را ثبت کند. این کار برای این است که مشخص شود تاجر چه داراییها و بدهیهایی داشته و مدیر تصفیه بتواند امور مالی ورشکسته را سامان دهد. در مورد اسناد تجاری مانند برات یا سفته که سررسید آنها نزدیک است، یا اسنادی که نیاز به قبولی دارند، یا باید اقدامات تأمینی مانند مطالبه وجه انجام شود، این اوراق نیز از توقیف خارج شده و در صورتجلسه ذکر میشود. سپس به مدیر تصفیه تحویل داده میشود تا وجه آنها را وصول کند. مدیری که این اوراق را تحویل میگیرد، باید فهرستی از آنها تهیه کند و به عضو ناظر بدهد. سایر مطالبات تاجر ورشکسته نیز توسط مدیر تصفیه و در مقابل دریافت قبض، وصول میشود. نامهها و مرسولاتی که به نام تاجر ورشکسته میرسد نیز به مدیر تصفیه تحویل داده میشود و او آنها را باز میکند. اگر خود تاجر ورشکسته حاضر باشد، میتواند در باز کردن نامهها شرکت داشته باشد. این نظارت برای حفظ حقوق تاجر و جلوگیری از سوءاستفاده احتمالی است، اما در نهایت این مدیر تصفیه است که تصمیمگیرنده اصلی در اداره امور ورشکسته محسوب میشود.