پس از پایان کار شرکت و ختم تصفیه، دفاتر و اوراق تجاری شرکت به حال خود رها نمیشود. قانون برای حفظ این اسناد، مدت مشخصی تعیین کرده است: ده سال تمام از تاریخی که تصفیه شرکت به پایان میرسد. در این مدت، مدیر ثبت اسناد محل تعیین میکند که دفاتر در کجا نگهداری شوند. این حکم شامل همه انواع شرکتهای ثبتشده میشود و هدف آن جلوگیری از امحای عمدی یا سهوی مدارک و امکان رسیدگی به اختلافات بعدی است. در عمل، مدیر ثبت اسناد میتواند محل نگهداری دفاتر را مثلاً یکی از دفاتر ثبت شرکتها یا بایگانیهای رسمی تعیین کند. شرکتها یا اشخاص مسئول تصفیه موظفاند دفاتر را به محل تعیینشده تحویل دهند. تخلف از این تکلیف میتواند موجب مسئولیت مدنی یا حتی کیفری شخصی شود که دفاتر را در اختیار دارد. توجه داشته باشید که این مدت ده ساله از تاریخ ختم تصفیه شروع میشود، نه از تاریخ انحلال شرکت. پس از پایان این ده سال، دیگر تکلیفی برای نگهداری دفاتر وجود ندارد و میتوان آنها را معدوم کرد یا طبق مقررات دیگر عمل نمود.