تاجری که میخواهد دفتر تجاری خود را برای تأیید و امضاء به اداره ثبت یا دادگاه بفرستد، باید دفتری با برگهای شمارهگذاریشده و صحافیشده (قیطانکشیده) تحویل بدهد. کارمندی که مسئول امضاء است موظف است ابتدا همه برگها را بشمارد، سپس در صفحه اول و آخر دفتر، تعداد کل صفحات را همراه با نام کامل صاحب دفتر بنویسد و تاریخ امضاء را هم قید کند. بعد از آن، دو سر نخ یا قیطان دفتر را با مهر سربی مخصوصی که وزارت دادگستری تهیه کرده میکوبد تا دفتر رسمیت پیدا کند. نکته مهم این است که همه اعداد و ارقامی که در این روند نوشته میشوند - از جمله خود تاریخ - باید به حروف (مثلاً «یک هزار و دویست و سی و چهار» به جای «۱۲۳۴») درج شوند. این کار برای جلوگیری از دستکاری و افزایش اعتبار سندی دفتر تجاری انجام میشود. پس در عمل، اگر تاجری دفتری با برگهای بدون شماره یا بدون نخ و مهر رسمی تحویل بدهد، متصدی امضاء حق ندارد آن را تأیید کند و احتمالاً دادگاه هم آن دفتر را فاقد اعتبار قانونی میداند.