اگر در یک دعوای مدنی، یکی از طرفهای پرونده (خواهان یا خوانده) به پروندهٔ قضایی دیگری که در جریان است یا قبلاً مختومه شده استناد کند، یعنی برای اثبات ادعای خود به محتویات آن پرونده (مثل اظهارات یک شاهد یا یک سند) استناد دهد، دادگاه رسیدگیکننده به دعوای فعلی موظف است به درخواست آن شخص، یک نامهٔ رسمی خطاب به دادگاه یا مرجعی که پروندهٔ استنادشده در آنجاست صادر کند. در این نامه از آن مرجع خواسته میشود تا رونوشت یا تصویر آن قسمتهایی که به آنها استناد شده را ظرف مدت مشخصی در اختیار شخص درخواستکننده قرار دهد. نکتهٔ عملی این است که خود دادگاه هم میتواند مستقلاً و بدون اینکه طرفین درخواست بدهند، اگر تشخیص دهد که مطالعهٔ پروندهٔ دیگر برای روشن شدن موضوع دعوا لازم است، آن پرونده را از مرجع مربوطه مطالبه کند و محتویاتش را ببیند. بنابراین هم طرف دعوا میتواند با ارائهٔ درخواست، رونوشت بگیرد و هم دادگاه میتواند به تشخیص خود پرونده را خواسته و بررسی کند.