هر سندی که در یکی از ادارات ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی (دفترخانهها) یا توسط دیگر مأموران دولتی که قانوناً حق تنظیم آن را دارند، نوشته شود، سند رسمی محسوب میگردد. شرط اصلی این است که مأمور در چارچوب اختیارات قانونی خود عمل کرده و تشریفات مقرر را رعایت کند. سند رسمی در برابر سند عادی (که بدون حضور مأمور رسمی نوشته میشود) از اعتبار بالاتری برخوردار است. چنین سندی تا وقتی که جعلی بودن آن ثابت نشود، معتبر و قابل استناد است و نیازی به اثبات در دادگاه ندارد. در دعاوی، طرفی که سند رسمی ارائه میدهد، بار اثبات از دوشش برداشته میشود. این ماده به همه قراردادها، اقرارنامهها، صلحنامهها و هر نوع توافقی که در دفاتر اسناد رسمی یا نزد مأموران مجاز ثبت شود، اطلاق میگردد. برای مثال، سند خودرو که در دفترخانه تنظیم میشود یا سند ازدواج که در محضر ثبت میگردد، هر دو سند رسمی هستند.